Artículo Final
Actualmente las empresas bien sean públicas o privadas se encuentran en mercados cada vez más competitivos y globalizados, se puede observar como rápidamente ha cambiado y continua cambiando la tecnología y la cultura, aspectos fundamentales en la aparición de la era de la información. Estos cambios influyeron en la desaparición de disposiciones fundamentales de la industria (los cuales son considerados ahora como obsoletos) y exigen a la empresa que desarrolle nuevas capacidades para alcanzar resultados exitosos. Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos; por lo tanto, la gestión basada en procesos es una herramienta fundamental empleada por las empresas para alcanzar el éxito en la actualidad, de esta manera es posible la realización de actividades productivas, de servicio o comercial, de un análisis para perfeccionar dichas tareas y mejorar la competitividad de las empresas.
Primero recordemos que un proceso es un conjunto de actividades repetitivas y sistemáticas mediante las cuales se convierten entradas en salidas, que serán los productos o servicios que reciba el cliente interno o externo. Además se debe recalcar la diferencia entre un proceso y un procedimiento, ambos describen actividades pero los procesos identifican la secuencia lógica de actividades mientras que lo procedimientos solo describen actividades; en un procesos existe un responsable del procesos y los procedimientos tienen responsables de las diferentes actividades descritas.
Existen 3 tipos de procesos:
- Estratégicos: soportan y despliegan las políticas y estrategias de la organización. Proporcionan directrices y limites de actuación para el resto de los procesos.
- Operativos: constituyen la secuencia de valor añadido, desde la comprensión de las necesidades del mercado o de los clientes hasta utilización por los clientes del producto o servicio, llegando hasta el final de la vida útil.
- De soporte o apoyo: soportan o apoyan a los procesos operativos. Aunque no añadan valor directamente son necesarios para el funcionamiento de la organización.
El 75% de toda la producción global se dedica a fabricar poca cantidad de productos con mucha variedad, en lugares llamados “talleres”. Las instalaciones se organizan para realizar un proceso. En una fábrica, estos procesos podrían ser los desarrollados por departamentos dedicados a soldaduras, molienda y pintura. En una oficina, los procesos podría ser pago de cuentas, ventas y nóminas. En un restaurante, podrían ser el bar, la parrilla y la panadería. Estas instalaciones tienen un enfoque de proceso en cuanto a equipamiento, organización y supervisión. El enfoque orientado hacia los procesos, permite rápida y sencilla identificación de los problemas, así como su solución; proporcionan un alto grado de flexibilidad de productos, pues los productos se mueven de forma intermitente entre los procesos. Cada proceso se diseña para desarrollar una amplia variedad de actividades y hacer frente a frecuentes cambios
La gestión enfocada en procesos es una metodología para gestionar las actividades que realiza una organización basándose en los procesos, este sistema permite a las organizaciones identificar indicadores para poder evaluar las distintas actividades que se llevan a cabo, no solo de forma individual, sino también las interrelaciones entre estas. Este tipo de gestión se fundamenta en: la estructura de la organización, el cambio de la estructura organizativa, grupos multidisciplinarios trabajando sobre el proceso, los empleados se concentran más en las necesidades de sus clientes, utilización de la tecnología para eliminar actividades que no añadan valor. La evaluación de las actividades es el primer paso para conseguir la adaptación continua que se necesita dentro de un mercado competitivo y globalizado a la hora de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.
El principal planteamiento del enfoque por procesos (según la norma INTE-ISO 9000:2000) es “un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”. Conviene señalar que los procesos son como una secuencia de actividades cuyo producto crea un valor intrínseco para su usuario o cliente, es decir, generan un valor añadido sobre los elementos de entrada del proceso (pueden ser tangibles: equipos, materiales, componentes) para conseguir un resultado (salida) que satisfaga los requerimientos del cliente.
La principal diferencia entre el enfoque tradicional y el enfoque por procesos radica en que el primero se basa en la mejora individual de unidades, cargos y bloques funcionales, en cambio el enfoque por procesos busca mejorar estos aspectos como un conjunto integrado. El enfoque basado en procesos cruza las barreras entre diferentes unidades funcionales, unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización. También mejora la gestión de las interfases del proceso.
El enfoque de procesos se puede aplicar a cualquier sistema de gestión independientemente del tipo o tamaño de la organización. Esto incluye, pero no está limitado a sistemas de gestión de:
− Medio ambiente (familia ISO 14000).
− Seguridad y salud ocupacional.
− Riesgo de los negocios.
− Responsabilidad social.
En función de su finalidad, los procesos se pueden clasificar en diferentes categorías:
Procesos estratégicos: están destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. Están estrechamente relacionados con la misión, visión y los valores de la empresa.
Procesos operativos: están destinados a generar el producto/servicio que se entrega al cliente.
Procesos de soporte: se encargan de apoyar a los procesos operativos facilitando las labores internas de producción.
Para poder gestionar el proceso eficientemente se necesita definir:
1. El objetivo del proceso: todos los procesos deberían estar alineados con los objetivos de la organización, corresponde a la planificación de qué es lo se debe hacer.
2. Las etapas o actividades que componen el proceso: responde cómo se debe hacer el proceso, cuales son las acciones que se deben realizar para cumplir con el objetivo del mismo.
3. Las responsabilidades y recursos necesarios para cada una de las etapas del proceso, también se debe realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto.
4. Las verificaciones y toma de datos a realizar. Debería utilizarse un sistema para recopilar datos, los cuales pueden analizarse para proveer información sobre el desempeño del proceso y determinar la necesidad de acciones correctivas o de mejora.
Entre los beneficios que se obtienen de este enfoque de gestión se encuentran:
- La estandarización, la reducción de la variabilidad y la optimización de los recursos.
- Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados planificados.
- Ofrece la capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.
- Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, respecto al desempeño coherente de la organización.
- Transparencia de las operaciones dentro de la organización.
- Menores costos y tiempos de ciclo más cortos, a través del uso eficaz de los recursos.
- Mejores resultados, coherentes y predecibles.
- Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas de mejora.
- Estimula la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades
- Optimiza los resultados ya que puede controlar variedad de productos y servicios de manera simultanea.
- Ofrece flexibilidad o capacidad de cambio de los equipos y de la asignación de tareas.
Aparte de todas estas virtudes, también posee desventajas que son importantes tomar en cuenta
- El proceso se puede volver más lento debido a los constantes cambios del equipo.
- Se requiere una mano de obra altamente especializada que eleva la inversión de capital.
- Sistemización de los errores.
- Costo de implementación.
- Mejoras pueden ser difíciles y/o costosas de aplicar.
- También se puede decir sobre que el enfoque de procesos requiere que el personal piense en términos del proceso completo y no en cuanto a áreas funcionales.
La estrategia más utilizada para combatir estas desventajas es distribuir las áreas de manera que disminuya el costo de transporte de material, es decir, los departamentos con más alto intercambio de equipos, materiales o personas deben colocarse juntos.
Un área de aplicación de la gestión con enfoque de procesos es el de desarrollo de sistemas de gestión. Así como también para la mejora en general de cualquier actividad que realice la empresa, ya que el enfoque de procesos permite visualizar más fácilmente posibles mejoras, como por ejemplo integración de tareas dentro del proceso, rediseño del flujo de trabajo u oportunidades de implementación de herramientas informáticas.-Los 5 Estrategas
REFERENCIAS:
http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/enfoque-basado-procesos.htm
http://www.chospab.es/calidad/archivos/Documentos/Gestiondeprocesos.pdf
http://www.monografias.com/trabajos10/hotel/hotel.shtml
http://www.slideshare.net/inventarios/sistema-de-gestion-enfoque-por-procesos-presentation
http://www.usc.es/~calidade/doc/normas_iso/9001/USC%20Gestion%20procesos%2001.pdf
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