El 75% de toda la producción global se dedica a fabricar poca cantidad de productos con mucha variedad, en lugares llamados “talleres”. Las instalaciones se organizan para realizar un proceso. En una fábrica, estos procesos podrían ser los desarrollados por departamentos dedicados a soldaduras, molienda y pintura. Ebn una oficina, los procesos podría ser pago de cuentas, ventas y nóminas. En un restaurante, podrían ser el bar, la parrilla y la panadería. Estas instalaciones tienen un enfoque de proceso en cuanto a equipamiento, organización y supervisión. Proporcionan un alto grado de flexibilidad de productos, pues los productos se mueven de forma intermitente entre los procesos. Cada proceso se diseña para desarrollar una amplia variedad de actividades y hacer frente a frecuentes cambios.
La gestión enfocada en procesos es una forma de gestionar las actividades que realiza una organización basándose en los procesos, este sistema permite a las organizaciones identificar indicadores para poder evaluar las distintas actividades que se llevan a cabo, no solo de forma individual, sino también las interrelaciones entre estas. Esta evaluación es el primer paso para conseguir la adaptación continua que se necesita dentro de un mercado competitivo y globalizado a la hora de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. El principal planteamiento del enfoque por procesos (según la norma INTE-ISO 9000:2000) es “un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”. Conviene señalar que los procesos son como una secuencia de actividades cuyo producto crea un valor intrínseco para su usuario o cliente, es decir, generan un valor añadido sobre los elementos de entrada del proceso (pueden ser tangibles: equipos, materiales, componentes) para conseguir un resultado (salida) que satisfaga los requerimientos del cliente.
La principal diferencia entre el enfoque tradicional y el enfoque por procesos radica en que el primero se basa en la mejora individual de unidades, cargos y bloques funcionales, en cambio el enfoque por procesos busca mejorar estos aspectos como un conjunto integrado. El enfoque basado en procesos cruza las barreras entre diferentes unidades funcionales, unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización. También mejora la gestión de las interfases del proceso.
El enfoque de procesos se puede aplicar a cualquier sistema de gestión independientemente del tipo o tamaño de la organización. Esto incluye, pero no está limitado a sistemas de gestión de:
− Medio ambiente (familia ISO 14000).
− Seguridad y salud ocupacional.
− Riesgo de los negocios.
− Responsabilidad social.
En función de su finalidad, los procesos se pueden clasificar en diferentes categorías:
- Procesos estratégicos: están destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. Están estrechamente relacionados con la misión, visión y los valores de la empresa.
- Procesos operativos: están destinados a generar el producto/servicio que se entrega al cliente.
- Procesos de soporte: se encargan de apoyar a los procesos operativos facilitando las labores internas de producción.
Para poder gestionar el proceso eficientemente se necesita definir:
1. El objetivo del proceso: todos los procesos deberían estar alineados con los objetivos de la organización, corresponde a la planificación de qué es lo se debe hacer.
2. Las etapas o actividades que componen el proceso: responde cómo se debe hacer el proceso, cuales son las acciones que se deben realizar para cumplir con el objetivo del mismo.
3. Las responsabilidades y recursos necesarios para cada una de las etapas del proceso, también se debe realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto.
4. Las verificaciones y toma de datos a realizar. Debería utilizarse un sistema para recopilar datos, los cuales pueden analizarse para proveer información sobre el desempeño del proceso y determinar la necesidad de acciones correctivas o de mejora.
Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados planificados.
- Ofrece la capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.
- Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, respecto al desempeño coherente de la organización.
- Transparencia de las operaciones dentro de la organización.
- Menores costos y tiempos de ciclo más cortos, a través del uso eficaz de los recursos.
- Mejores resultados, coherentes y predecibles.
- Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas de mejora.
- Estimula la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades.
